Au café Le 5 sens, une nouvelle activité vient d'être lancée qui consiste à transformer une partie de l'établissement en Ludothèque, où les adhérents peuvent venir emprunter des jeux à ramener chez eux, et d'autres qui choisissent de jouer sur place dans le café. Depuis le lancement de la ludothèque, le nombre de personnes intéressées est passé à environ 150 adhérents et certains soirs, il y plus de 50 personnes qui jouent dans le café. Votre mission est d'analyser le problème décrit ci-après puis de concevoir l'application.

Organisation actuelle de la ludothèque

Les jeux sont rangés par catégories (plateaux, réflexion, cartes, ..) . Un jeu n'appartient qu'à une seule catégorie. Il peut y avoir plusieurs exemplaires d'un jeu.

Les jeux sont commandés par les conseillers. Les commandes sont validées par l'administrateur de la ludothèque. Lorsqu'un jeu arrive, il est rentré dans système d'information par le conseiller qui l'a commandé.

Seuls les adhérents et les consommateurs peuvent emprunter des jeux. Un consommateur peut emprunter au plus un jeu et doit rester dans le café. Un adhérent ne peut pas emprunter plus de deux jeux, qu'il emporte avec lui. Il doit toujours y avoir un exemplaire de chaque jeu dans le café.

Lors de l'emprunt d'un jeu par un consommateur, un conseiller enregistre l'emprunt en notant le numéro de la table et l'identité du consommateur. Lors de l'emprunt d'un jeu par un adhérent, un conseiller enregistre l'emprunt en prenant en compte la carte de l'adhérent sur laquelle figure son matricule. Il saisit aussi l'identifiant du jeu et la date du jour. Les jeux sont rendus aux conseillers qui notent les retours. Lorsqu'un retour se fait hors délai, l'adhérent ne peut plus emprunter de jeux pendant un nombre de jours proportionnel au retard.

La ludothèque connaît pour chaque adhérent : son nom, prénom, date de naissance, adresse postale, date du dernier paiement de la cotisation et adresse email éventuelle. Seuls les adhérents à jour de leur cotisation devraient pouvoir emprunter des jeux. Un adhérent ne peut pas emprunter plus de deux jeux. Lors de l'emprunt d'un jeu par un adhérent, un conseiller enregistre l'emprunt en prenant en compte la carte de l'adhérent sur laquelle figure son matricule. Il saisit aussi l'identifiant du jeu et la date du jour. Les jeux empruntés sont rendus au bureau des retours où un agent secrétariat réceptionne les jeux, note leurs retours, et les donne au conseiller spécialisé dans la catégorie du jeu. Lorsqu'un retour se fait hors délai, l'adhérent ne peut plus emprunter de jeux pendant un nombre de jours proportionnel au retard. Lorsque le retard dépasse une semaine, l'adhérent doit payer une pénalité proportionnelle au retard.

En plus de cela la ludothèque organise des événements afin de sensibiliser les adhérents et consommateurs aux nouveaux jeux reçus. Pour organiser un événement le conseiller doit alors donner les informations suivantes : les jeux à tester, le nombre maximal et minimal de participants attendus, la date, et l'heure de début de l'événement. Un adhérent peut s'inscrire pour participer à l'événement en en faisant la demande à un conseiller spécialisé, à condition qu'il y ait encore de la place. La date de la demande d'inscription à un événement est mémorisée à des fins de statistiques.

Voici un extrait des problèmes rencontrés.

Depuis l'ouverture de la ludothèque, le nombre de nos membres est passé à 150 inscrits et nous gérons aujourd'hui plus de 500 exemplaires de jeux. Nous avons du mal à faire face à cet accroissement du nombre de joueurs, d'adhérents et de jeux.

Nous ne vérifions pas à chaque emprunt que les cotisations sont à jour. Nous ne détectons les retards que lors des retours, lors des réservations ou une fois par an, lors de l'inventaire. Nous aurions aimé pouvoir relancer les personnes avant que la date limite soit atteinte. Lors d'un retour tardif, nous ne vérifions pas toujours si une pénalité doit être versée. De plus certains jeux ont été “perdus” parce que nous gérons mal les emprunts dans le café. En effet, nous ne prenons pas toujours bien le nom des personnes et ceux-ci partent avec les jeux. Nous aimerions informatiser, l'enregistrement des demandes de jeux, en permettant aux consommateurs de commander un jeu au travers de tables et d'écrans interactifs (à la mac do'). Il pourrait alors laisser en caution un numéro de carte bleue. Nous ne souhaitons pas pour l'instant informatisé le passage de commandes. Ce point pourra être envisagé ultérieurement.

Lorsque de nouveaux jeux sont rentrés, nous mettons des affiches. Mais seuls nos adhérents fréquents sont au courant. Tous les jeux ne sont pas en rayon, plusieurs jeux sont mal-connus. Les adhérents souhaitent parfois emprunter des jeux pour jouer avec des groupes d'amis ou au contraire pour distraire une personne. Il n'est pas toujours facile d'identifier les jeux qui se prêtent à un usage donné.

La politique d'achat des jeux est aujourd'hui laissée à l'expertise de l'administrateur. Cependant, nous aimerions être capable d'établir des corrélations entre les jeux les plus empruntés et les jeux à acheter. Un meilleur suivi des demandes de commandes et des commandes effectivement passées nous semblerait également utile.

L'organisation des événements est également problématique. Seuls les membres souvent présents s'inscrivent. Il faudrait davantage diffuser les annonces d'événements et faciliter les inscriptions.

Nous attendons de l'informatisation de la partie ludothèque du café une aide précieuse qui nous aidera à accroître le nombre de nos adhérents tout en améliorant la qualité des services rendus.

Votre mission est de proposer une informatisation de la ludothèque qui réponde à nos besoins.