Pour faire réparer son véhicule, un client doit prendre rendez-vous à l’avance avec une secrétaire du garage qui enregistre le rendez-vous dans le SI . La connexion à un catalogue des modèles de voitures permet de compléter automatiquement certaines informations.
Le chef d’atelier consulte chaque matin la liste des rendez-vous de la journée.
Le jour convenu, le client présente sa voiture à la réception du garage. La secrétaire vérifie que le RDV est bien planifié.
Le client précise à la secrétaire les révisions et réparations à faire. Elle les note sur une fiche suiveuse informatisée, qu'elle imprime et fait signer au client avant de lui en remettre une copie.
La secrétaire affecte à la voiture une puce dédiée, qui est posée sur le tableau de bord et qui permet d'identifier la voiture automatiquement. On considère que la puce qui est adaptée à notre garage et que nous programmons fait partie de notre système.
Les mécaniciens peuvent consulter toutes les fiches suiveuses.
Les mécaniciens peuvent également consulter les travaux précédents réalisés sur la voiture si elle a déjà été réparée par le garage.
Au début et à la fin de chaque réparation, le mécanicien complète la fiche suiveuse en précisant la réparation réalisée sur le véhicule, ce qui permet de calculer le temps maximal passé sur les réparations. Pour saisir le début et la fin d'une réparation, le mécanicien peut utiliser un boitier spécialisé (fourni par la société “TrustMyMechanic”) auquel il présente son badge et la puce associée à la voiture. Si c'est la première fois, le système considère qu'il s'agit du début de la réparation, sinon la fin. Dans ce cas, le premier cas, le mécanicien sélectionne le ou les types de réparation. Dans le 2nd cas, i.e. la fin de réparation, il peut ajouter un message parmi une liste de messages prédéfinis ou noter un message plus détaillée. Le même cycle peut être réalisé plusieurs fois sur la même voiture : Jean commence la voiture #001 pour une durite, signale la fin 15min plus tard avec un message “A surveiller”. Il commence la vidange de la même voiture quelques minutes plus tard.
La secrétaire utilise le SI pour préparer les factures.
Quand le client se présente pour retirer le véhicule, la secrétaire lui remet la facture et encaisse le paiement. Pour cela, un accord avec la Banque a été passé qui permet d'utiliser un service externe de paiement.
Un client peut à tout moment savoir où en est la réparation de sa voiture (Site web) : en cours de réparation, réparations faîtes, factures prêtes, …