Voici la description donnée par une ludothèque qui désire modifier son système d’informations. La description est incomplète et peut contenir des incohérences. A vous de cerner les besoins de votre nouveau client et d’établir les bases du contrat que vous allez passer avec lui.
Description Initiale : Informatisation d'une Ludothèque
Une ludothèque1) souhaite informatiser la gestion de ses activités. Voici la description qui est donnée.
Organisation actuelle de la ludothèque
Les jeux sont rangés par catégories (plateaux, réflexion, cartes, ..) . Un jeu n'appartient qu'à une seule catégorie. Une catégorie est administrée par un unique conseiller spécialisé. Un conseiller peut être associé à plusieurs catégories. Il peut y avoir plusieurs exemplaires d'un jeu.
Les jeux sont commandés par les conseillers. Les commandes sont validées par l'administrateur de la ludothèque. Lorsqu'un jeu arrive, il est rentré dans système d'information par le conseiller qui l'a commandé.
La ludothèque connaît pour chaque adhérent : son nom, prénom, date de naissance, adresse postale, date du dernier paiement de la cotisation et adresse email éventuelle. Seuls les adhérents à jour de leur cotisation devraient pouvoir emprunter des jeux. Seuls les adhérents peuvent emprunter des jeux. Un adhérent ne peut pas emprunter plus de deux jeux. Lors de l'emprunt d'un jeu par un adhérent, un conseiller enregistre l'emprunt en prenant en compte la carte de l'adhérent sur laquelle figure son matricule. Il saisit aussi l'identifiant du jeu et la date du jour. Les jeux empruntés sont rendus au bureau des retours où un agent secrétariat réceptionne les jeux, note leurs retours, et les donne au conseiller spécialisé dans la catégorie du jeu. Lorsqu'un retour se fait hors délai, l'adhérent ne peut plus emprunter de jeux pendant un nombre de jours proportionnel au retard. Lorsque le retard dépasse une semaine, l'adhérent doit payer une pénalité proportionnelle au retard.
Un adhérent peut réserver des jeux. Une réservation précise l'emprunteur, le jeu et la date de la demande de réservation. L'adhérent est averti quand un exemplaire du jeu revient en rayon. Chaque bureau des réservations est spécialisé dans une ou plusieurs catégories de jeux (par exemple, bureau des réservations des jeux de plateaux et cartes). Une catégorie est gérée par un seul bureau de réservations. Enfin chaque bureau des réservations est tenu par un conseillé spécialisé qui conseille les adhérents sur les jeux qu'ils souhaitent réserver.
En plus de cela la ludothèque organise des événements afin de sensibiliser les adhérents aux nouveaux jeux reçus. Le conseiller spécialisé de la catégorie du jeu est l'organisateur de l'événement. Pour organiser un événement le conseiller spécialisé doit alors donner les informations suivantes : les jeux à tester, le nombre maximal et minimal de participants attendus, la date, et l'heure de début de l'événement. Un adhérent peut s'inscrire pour participer à l'événement en en faisant la demande à un conseiller spécialisé, à condition qu'il y ait encore de la place. La date de la demande d'inscription à un événement est mémorisée à des fins de statistiques.
Voici un extrait des problèmes rencontrés.
Depuis l'ouverture de la ludothèque, il y a 3 ans, le nombre de nos membres est passé à 120 inscrits et nous gérons aujourd'hui plus de 500 jeux. Nous avons du mal à faire face à cet accroissement du nombre d'adhérents et de jeux.
Nous ne vérifions pas à chaque emprunt que les cotisations sont à jour. Nous ne détectons les retards que lors des retours, lors des réservations ou une fois par an, lors de l'inventaire. Nous aurions aimé pouvoir relancer les personnes avant que la date limite soit atteinte. Lors d'un retour tardif, nous ne vérifions pas toujours si une pénalité doit être versée.
Lorsque de nouveaux jeux sont rentrés, nous mettons des affiches. Mais seuls nos adhérents fréquents sont au courant. Tous les jeux ne sont pas en rayon, plusieurs jeux sont mal-connus. Les adhérents souhaitent parfois emprunter des jeux pour jouer avec des groupes d'amis ou au contraire pour distraire une personne. Il n'est pas toujours facile d'identifier les jeux qui se prêtent à un usage donné. Les clients se plaignent également de devoir faire la queue pour un renseignement ou pour payer leur cotisation. Certaines personnes anglophones ont du mal à comprendre nos jeux et notre fonctionnement. Certains parents ou grand-parents ont du mal à identifier si un jeu est adapté à l'âge de leur enfant. Le paiement de la cotisation devrait pouvoir se faire en remplissant simplement un formulaire.
La politique d'achat des jeux est aujourd'hui laissée à l'expertise de l'administrateur. Cependant, nous aimerions être capable d'établir des corrélations entre les jeux les plus empruntés et les jeux à acheter. Un meilleur suivi des demandes de commandes et des commandes effectivement passées nous semblerait également utile.
L'organisation des événements est également problématique. Seuls les membres souvent présents s'inscrivent. Il faudrait davantage diffuser les annonces d'événements et faciliter les inscriptions.
Nous attendons de l'informatisation de la ludothèque une aide précieuse qui nous aidera à accroître le nombre de nos adhérents tout en améliorant la qualité des services rendus.
Votre mission est de proposer une informatisation de la ludothèque qui réponde à nos besoins.
UTILE : Plan type du cahier des charges
A rendre