Cours au département INFO - IUT - UNS

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Étude de cas

Description Initiale : Informatisation d'une Ludothèque

Une ludothèque¹⁾ souhaite informatiser la gestion de ses activités. Voici la description qui est donnée.

Organisation actuelle de la ludothèque

Les jeux sont rangés par catégories (plateaux, réflexion, cartes, ..) . Un jeu n'appartient qu'à une seule catégorie. Une catégorie est administrée par un unique conseiller spécialisé. Un conseiller peut être associé à plusieurs catégories. Il peut y avoir plusieurs exemplaires d'un jeu.

Les jeux sont commandés par les conseillers. Les commandes sont validées par l'administrateur de la ludothèque. Lorsqu'un jeu arrive, il est rentré dans système d'information par le conseiller qui l'a commandé.

Seuls les adhérents peuvent emprunter des jeux. Un adhérent ne peut pas emprunter plus de deux jeux. Lors de l'emprunt d'un jeu par un adhérent, un conseiller enregistre l'emprunt en prenant en compte la carte de l'adhérent sur laquelle figure son matricule. Il saisit aussi l'identifiant du jeu et la date du jour. Les jeux empruntés sont rendus au bureau des retours où un agent secrétariat réceptionne les jeux, note leurs retours, et les donne au conseiller spécialisé dans la catégorie du jeu. Lorsqu'un retour se fait hors délai, l'adhérent ne peut plus emprunter de jeux pendant un nombre de jours proportionnel au retard.

La ludothèque connaît pour chaque adhérent : son nom, prénom, date de naissance, adresse postale, date du dernier paiement de la cotisation et adresse email éventuelle. Seuls les adhérents à jour de leur cotisation devraient pouvoir emprunter des jeux. Un adhérent ne peut pas emprunter plus de deux jeux. Lors de l'emprunt d'un jeu par un adhérent, un conseiller enregistre l'emprunt en prenant en compte la carte de l'adhérent sur laquelle figure son matricule. Il saisit aussi l'identifiant du jeu et la date du jour. Les jeux empruntés sont rendus au bureau des retours où un agent secrétariat réceptionne les jeux, note leurs retours, et les donne au conseiller spécialisé dans la catégorie du jeu. Lorsqu'un retour se fait hors délai, l'adhérent ne peut plus emprunter de jeux pendant un nombre de jours proportionnel au retard. Lorsque le retard dépasse une semaine, l'adhérent doit payer une pénalité proportionnelle au retard.

Un adhérent peut réserver des jeux. Une réservation précise l'emprunteur, le jeu et la date de la demande de réservation. L'adhérent est averti quand un exemplaire du jeu revient en rayon. Chaque bureau des réservations est spécialisé dans une ou plusieurs catégories de jeux (par exemple, bureau des réservations des jeux de plateaux et cartes). Une catégorie est gérée par un seul bureau de réservations. Enfin chaque bureau des réservations est tenu par un conseillé spécialisé qui conseille les adhérents sur les jeux qu'ils souhaitent réserver.

En plus de cela la ludothèque organise des événements afin de sensibiliser les adhérents aux nouveaux jeux reçus. Le conseiller spécialisé de la catégorie du jeu est l'organisateur de l'événement. Pour organiser un événement le conseiller spécialisé doit alors donner les informations suivantes : les jeux à tester, le nombre maximal et minimal de participants attendus, la date, et l'heure de début de l'événement. Un adhérent peut s'inscrire pour participer à l'événement en en faisant la demande à un conseiller spécialisé, à condition qu'il y ait encore de la place. La date de la demande d'inscription à un événement est mémorisée à des fins de statistiques.

Voici un extrait des problèmes rencontrés.

Depuis l'ouverture de la ludothèque, il y a 3 ans, le nombre de nos membres est passé à 120 inscrits et nous gérons aujourd'hui plus de 500 jeux. Nous avons du mal à faire face à cet accroissement du nombre d'adhérents et de jeux.

Nous ne vérifions pas à chaque emprunt que les cotisations sont à jour. Nous ne détectons pas les retards que lors des retours, lors des réservations ou une fois par an, lors de l'inventaire. Nous aurions aimé pouvoir relancer les personnes avant que la date limite soit atteinte. Lors d'un retour tardif, nous ne vérifions pas toujours si une pénalité doit être versée.

Lorsque de nouveaux jeux sont rentrés, nous mettons des affiches. Mais seules nos adhérents fréquents sont au courant. Tous les jeux ne sont pas en rayon, plusieurs jeux sont mal-connus. Les adhérents souhaitent parfois emprunter des jeux pour jouer avec des groupes d'amis ou au contraire pour distraire une personne. Il n'est pas toujours facile d'identifier les jeux qui se prêtent à un usage donné. Les clients se plaignent également de devoir faire la queue pour un renseignement ou pour payer leur cotisation. Certaines personnes anglophones ont du mal à comprendre nos jeux et notre fonctionnement. Certains parents ou grand-parents ont du mal à identifier si un jeu est adapté à l'âge de leur enfant. Le paiement de la cotisation devrait pouvoir se faire en remplissant simplement un formulaire.

La politique d'achat des jeux est aujourd'hui laissée à l'expertise de l'administrateur. Cependant, nous aimerions être capable d'établir des corrélations entre les jeux les plus empruntés et les jeux à acheter. Un meilleur suivi des demandes de commandes et des commandes effectivement passées nous semblerait également utile.

L'organisation des événements est également problématique. Seuls les membres souvent présents s'inscrivent. Il faudrait davantage diffuser les annonces d'événements et faciliter les inscriptions.

Nous attendons de l'informatisation de la ludothèque une aide précieuse qui nous aidera à accroître le nombre de nos adhérents tout en améliorant la qualité des services rendus.

Votre mission est de proposer une informatisation de la ludothèque qui réponde à nos besoins.

1) Contexte

Bien sûr, comme tout système d'information, il devra à terme s'intégrer aux services existants : LDAP, Emploi du Temps, …

Dans le cadre de cette étude, nous limiterons la mise en place du système de diffusion à la prise en compte de “nouvelles” (visite d'un intervenant extérieur, absence d'un professeur, félicitation d'un étudiant, …), à la visualisation d'informations pratiques (Horaires d'ouverture du bâtiment, date de vacances, …) et à un trombinoscope des membres de l'établissement.

Les informations seront diffusées en fonction des lieux d'affichage: nouvelles partout, informations pratiques à l'entrée, trombinoscope à la cafeteria.

La partie projet étendra cette première approche.

2) Un Système de diffusion dans notre établissement

Besoins

Le système doit être composé de deux parties : (P1)Une partie administration des informations et (P2) une partie diffusion des informations qui doit garantir un accès rapide et agréable aux informations.

B1 : La possibilité de diffuser des nouvelles est considérée comme essentielle car elle doit renforcer la diffusion de l'information dans l'école.
B2 : La visualisation d'informations pratiques est un plus pour notre image.
B3 : Le trombinoscope des membres de l'établissement devrait renforcer la cohésion des membres mais n'est pas de première priorité.

La diffusion procédera par interfaces web accessibles depuis un navigateur «firefox» ou «Internet explorer» en priorité. Le fonctionnement souhaité par de multi-postes rend difficile le déploiement de clients dédiés.

Caractérisation d'ensemble

L’outil sera déployé d'abord sur une machine de test. Les grands écrans devront être allumés pendant les horaires d'ouverture et uniquement pendant ces heures. L'interface d'administration doit être accessible 23h/24h. Il est concevable d'avoir une heure par jour pour une maintenance éventuelle. Il ne s'agit pas d'un projet critique. Le nombre d'ordinateurs connectés simultanément est prévu de l'ordre de 20 dans un premier temps au moins. La sûreté des informations est essentielle et est un point critique du système : seuls des administrateurs ont le droit d'ajouter de nouvelles informations. De même les temps d'affichage d'une information ne doivent pas dépasser les 10s pour que le système soit attractif, et la succession d'affichages des informations devra être adaptable en fonction de l'usage.

Étapes

A. Phase d’installation :

Cette phase se positionne 10 jours avant la date prévue de livraison du projet. Elle nécessite la collaboration des encadreurs du projet et des étudiants.

B. Phase de tests :

Les tests seront effectués au plus tard 4 jours avant le rendu. Il est vivement conseillé de commencer les étapes de tests au plus tôt, même sur des maquettes en papier.

Ils mettent en jeux des encadreurs du projet mais également si possible des camarades et/ou des personnes extérieures qui accepteraient de tester votre application.

C. Phase de production :

Nous distinguerons une phase d’initialisation (C.1) du système de diffusion (choix des temps d'affichages, désignation des écrans d'affichage, …), d’une phase de diffusion continue (C.2).

Interacteurs

Les interacteurs dans ce projet sont les personnes en visite dans nos locaux, les étudiants en recherche d'information, les administratifs en charge de saisir les informations, les spécialistes du système en charge de le paramétrer.

3) Description Fonctionnelle

Fonctions de services

Voici les fonctions de services envisagées dans une premier temps.

Priorités : 0 = primordial; 1 = très important; 2 = important et utile; 3 = intéressant

Fonctions Principales

FS1 : Visualiser les informations disponibles sur les écrans qui les réclament (P0)
- répond aux besoins énoncés P2 et B1, B2, B3 partiellement.
- Les informations doivent être clairement lisibles à 10 m de l'écran (donnée à affiner en fonction des lieux)
- Le temps d'affichage d'une information dépend de sa nature (trombinoscope, nouvelle, …)
- Le temps maximum sans information à l'écran (temps de chargement éventuel) est de 5s.
- Notes :
  - Toute information comportera un type(nouvelle,..) un titre, et un contenu.
  - Seules les informations concernées par l'écran sont visualisées ²⁾.
  - Seules les informations en cours de validité sont visualisées.
FS2 : Permettre la modification des paramètres d'affichage par des experts du système (P2)
- répond aux besoins énoncés P2 partiellement et est envisagée comme une manière d'adapter le système pour répondre aux critères de temps d'affichages
- des plages de valeurs pourront être fixées afin d'assurer la stabilité du système.
FS3 : Permettre la gestion des nouvelles par des administrateurs reconnus.(P0)
- répond au besoin B1
- Une nouvelle aura une durée de validité qui ne pourra pas excéder un mois.
- Notes :
  - Une nouvelle pourra être disponible à la diffusion à partir d'une date donnée et ne plus l'être à une date donnée.
FS4 : Permettre la gestion des informations pratiques par des administrateurs reconnus.
- répond au besoin B2
- Notes :
  - Une information pratique pourra être invalidée sans être perdue (par exemple : exceptionnellement l'assistante ne sera pas présente le prochain jeudi).
FS5 : Permettre la gestion des trombinoscopes par des administrateurs reconnus.
- répond au besoin B3
- Le nombre de photos diffusés par écran, dépendra des capacités d'affichage des écrans et de transfert des images.
- Notes :
  - Principes de diffusion : des personnes sont tirées au hasard dans les différents groupes de personnes. Leur photo est diffusée avec leur nom et les indications pour les localiser : bureau, promotion, …
  - Principes d'administration : Un service maintenant la liste des personnels et des étudiants existent déjà.

Fonctions d'adaptations

FS6 : Respecter des temps d'affichages raisonnables
- répond aux contraintes imposées. Les temps restent à négocier.
FS7 : Présenter une esthétique agréable
- critères d'estime : un bon contraste entre les couleurs, une fonte suffisante, …
- Imposition : respecter la norme WAI du W3C.

4) Impositions générales

Normes

Respect des normes WAI autant que possible dans la réalisation des interfaces web.

Impositions de conception

- Une approche itérative est demandée.

Le développement de l'application suivra le modèle en spirale qui nous permet une meilleure gestion du risque.

Cette approche doit nous permettre de mettre en place au plus vite une application fonctionnelle et ensuite de l'enrichir des briques que nous aurons identifiées comme importantes.

Galerie de Photos

L'objectif est qu'un jour nous remplacions les photos mises ici par celles propres à notre établissement.

Restriction : Contrairement à l'approche JSEDUITE nous ne ciblerons pas dans les réalisations une intégration au Web 2.0.

!-Sous parties dans les TPs Non visibles avant la fin des Tds. -! !-affichage est partout mal utilisé pour des sesns différents etc.-!

¹⁾

Ludothèque : bibliothèque, ou une section de bibliothèque, dont les collections sont constituées de jeux et jouets

²⁾

Attention, ce n'est pas forcément à l'écran de décider des informations qui l'intéressent

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