Voici ci-après la description donnée par “le ministère” afin de favoriser une meilleure diffusion des informations dans ses établissements universitaires en prenant en compte toutes les personnes potentiellement impliquées et ceci au quotidien ou lors de grands rassemblements.

La description est incomplète et peut contenir des incohérences. A vous de cerner les besoins de votre nouveau client et d’établir les bases du contrat que vous allez passer avec lui.

Nous avons constaté plusieurs difficultés dans la diffusion des informations dans nos établissements, dont voici quelques éléments.

1. “A la rentrée, les procédures d'inscription à l'université dépendent du statut des étudiants. Ils doivent s'adresser à des services différents selon les études envisagées. Il n'est pas toujours facile de les renseigner.”
2. “Les emplois du temps sont affichés sur le tableau, mais s'il y a un changement, il faut parcourir tout le campus pour trouver l'information. Les formats papiers en plus ne sont pas toujours à jour.”
3. “Nous utilisons la version informatique de l'emploi du temps, mais il faut pouvoir se connecter… C'est plus simple de regarder sur le papier!”
4. “Nous n'avons même pas su, les résultats de la nuit de l'info.”
5. “Suis-je bien au département d'informatique?”
6. “Il y a eu des photos pendant le week-end d'intégration…Où sont-elles?”
7. “C'est pour quand le devoir à rendre en ACSI?”
8. “Je suis venu pour la journée sur les nouvelles IHMs, mais dans quelle salle a lieu la conférence?”
9. “Je ne parviens pas à lire les informations sur les écrans… Vous pourriez me les lire?”
10. “Il paraît qu'il y a un repas de Noël au RU mercredi. Ah bon?”
11. “Je suis venu pour rien. Le prof est absent. Il paraît que certains le savaient déjà hier!”
12. “Tu as vu, aux infos…..”
13. “Je suis suédoise et ne comprend pas ce qui est écrit.”
14. “Peux-t-on avoir ces informations en espagnol?”

Nous aimerions en fonction des lieux dans nos établissements universitaires faciliter la diffusion des informations. Nous envisageons de favoriser cette diffusion en déployant : de grands écrans dans les grands centres (halls d'entrée, restaurants Universitaires), des écrans moyens dans les lieux de passage ou critiques (par étage), des bornes interactives aux entrées, des systèmes sonores dans des points précis (annonces générales, alarmes, ou déclenchés par l'utilisateur en cas de difficultés de lecture), et en donnant la possibilité aux personnes équipées de smart-phones de recevoir des informations personnelles par un système d'abonnement.

Ce système de diffusion pourra être utilisé au quotidien ou lors de grands événements (inscriptions, journées portes ouvertes, conférences, Sciences en fête, …).

En fonction des personnes ciblées (visiteurs et étudiants dans les halls), des journées (période d'examen, d'inscription, conférences, proches des fêtes), des types de supports (personnels ou publiques), nous aimerions que les modalités de diffusion puissent être adaptées.

Nos objectifs sont multiples : promouvoir notre image vis-à-vis des visiteurs, améliorer la diffusion de l'information entre les personnes de l'université (étudiants, enseignants, visiteurs, chercheurs), donner l'accès à tous à certaines informations, … Dans certains campus sont également présents des industriels (pépinières d'entreprise, maître des stages, …). Promouvoir la diffusion des informations c'est assurer une meilleure synergie entre tous les acteurs du savoir.

Vous vous focaliserez uniquement sur la construction du système de diffusion.

Votre cahier des charges doit servir de base aux analyses qui suivront. Vous vous positionnez à la fois comme un client qui précise les fonctionnalités attendues du système, et comme un informaticien qui aide le client à préciser ses besoins, contraintes et exigences.

Il ne s'agit pas de démarrer la mise en oeuvre.

Nature des informations Au sein des universités s’échange un grand nombre d’informations de différentes natures (emplois du temps, nouvelles, absences de professeur, horaires de bus, pauses, affectation sur les projets, …) vers une population hétérogène et réduite à la fois par les rôles joués par ses membres (enseignants, élèves, visiteurs) et leur capacité à recevoir les informations (rapidité ou difficulté de lecture, accès au multi-média, handicaps sensoriels, …).

Localisation et diffusion des informations En fonction de la localisation, de l'heure, de la nature des diffuseurs d'informations et éventuellement de la personne identifiée (borne, smartphone) les informations diffusées doivent être différentes :

• Grand écran à l'accueil de l'IUT : annonces de portes ouvertes, informations (TV5), météo, message de bienvenue, changement de salles, absences de professeurs, informations d'inscription …
• Grand écran dans le bâtiment du département d'info : annonces, message de bienvenue, emplois du temps, météo (locale et des zones où des étudiants de l'IUT se trouvent), soirées, absences de professeurs, convocations …
• Smart Phone: Notification de changement d'edt, absences de professeurs de l'étudiant, rappels de rendus attendus, convocations, absences comptabilisées, annonces…
• Tablettes : emplois du temps de l'étudiant, des groupes d'amis, consultation de cours, annonces…
• Portable ….

Construction du système de diffusion Nous distinguons deux approches complémentaires de la construction du système de diffusion : une globale construit le système de diffusion sur plusieurs écrans et bornes ; une se focalise sur la mise en place d'un support de diffusion donné.

• L'approche globale consiste à sélectionner l'ensemble des supports de diffusions (ex : un grand écran au restau U, un dans le hall d'entrée, des écrans de couloirs, une borne à l'entrée, un système de diffusion personnalisable par les étudiants). Cette sélection est réalisée par un “administrateur de site”. Il attribue les droits sur la définition de chacun des sous-systèmes particuliers à des “administrateurs sous-systèmes” (administratifs, étudiants, enseignants, par groupe ou individuellement). Le système global permet de savoir quelles informations sont diffusées et où. Il peut émettre des exigences sur les sous-systèmes telles que la présence de certains d'informations (Bienvenue, par exemple) ou au contraire empêcher la diffusion de certaines informations (Photos de soirées lorsqu'une conférence se déroule dans les locaux), préciser les styles acceptés, signaler aux administrateurs de sous-systèmes l'existence de nouvelles sources d'information, de redondances, …
• L'approche particulière consiste à construire les supports de diffusion par des administrateurs de sous-systèmes qui sélectionnent, pour un support de diffusion donné (l'écran dans le hall, les écrans dans les couloirs) :
  • les types d'informations à diffuser;
  • le style de diffusion (écran partagé en plusieurs zones ou non);
  • la voix, sa vitesse, son volume s'il s'agit de la diffusion de sons ;
  • les modes d'interactions avec le système sonore (touches associées aux types d'informations);
  • les temps de diffusion éventuels (entre 12h et 13h, ou pas après 17h)
  • la zone d'affichage (plein écran ou information en continue en bas de l'écran)
  • le thème de diffusion : courant, noël, rentrée, ….
  • …. A vous d'imaginer….

Les mêmes fonctionnalités d'administration sont attendues pour les smart phones, qui peuvent cependant être encore davantage paramètrés (types de notification par exemple).

Limites La figure suivante donne une vision globale du système. Nous nous intéressons uniquement à la partie “système de diffusion”. Les services, styles et supports de diffusion sont considérés comme extérieurs à notre système dans la mesure où :

• des informations sont récupérées des services, mais la gestion des services eux-même (saisie de données, maintenance) ne fait pas partie de notre système;
• les styles sont considérés comme prédéfinis; Ils ne sont pas définis dans le projet : par contre le positionnement des types d'informations sur les écrans, le choix des voix, la durée d'affichage d'un type d'information est à la charge de notre système;
• les supports de diffusion “diffuse” les informations, mais nous ne nous occupons pas de leur administration.

Le site Jseduite vous montre l'état actuel du logiciel déployé, en particulier les screencast.
Attention votre sujet ne consiste pas à refaire la même chose mais bien à proposer de nouvelles pistes pour permettre à chacun de construire son propre diffuseur d'informations.

Voici quelques images d'écrans existant :

• Grand écran à l'entrée de la villa Apraxine IRSAM

• Ecrans à Polytech'Sophia

• Ecran pendant la nuit de l'info

1. Composer les quadrinômes. Chaque quadrinôme envoie par mail le jour même à son enseignant les noms et prénoms des protagonistes.
2. Lire l'amorce de cahier des charges
3. Première analyse :
   • Détecter le vocabulaire du domaine
   • Quels points vous semblent obscurs? La partie prenante qui représente le client “décideur” est votre enseignant. En cas de doute, pensez à l'interroger.
   • Si vous faîtes des choix, notez les et justifiez-les.
4. Identifier les principales fonctions

A la fin de cette séance vous devrez

• avoir dégagé une première base de vocabulaire,
• avoir identifié les parties prenantes du projet,
• appréhendé les principales contraintes et
• envisagés quelques fonctionnalités.

UTILE : Plan type du cahier des charges