Voici ci-après la description donnée par “le ministère” afin de favoriser une meilleure diffusion des informations dans ses établissements universitaires en prenant en compte toutes les personnes potentiellement impliquées et ceci au quotidien ou lors de grands rassemblements.

La description est incomplète et peut contenir des incohérences. A vous de cerner les besoins de votre nouveau client et d’établir les bases du contrat que vous allez passer avec lui.

Nous avons constaté plusieurs difficultés dans la diffusion des informations dans nos établissements, dont voici quelques éléments.

1. “A la rentrée, les procédures d'inscription à l'université dépendent du statut des étudiants. Ils doivent s'adresser à des services différents selon les études envisagées. Il n'est pas toujours facile de les renseigner.”
2. “Les emplois du temps sont affichés sur le tableau, mais s'il y a un changement, il faut parcourir tout le campus pour trouver l'information. Les formats papiers en plus ne sont pas toujours à jour.”
3. “Nous utilisons la version informatique de l'emploi du temps, mais il faut pouvoir se connecter… C'est plus simple de regarder sur le papier!”
4. “Nous n'avons même pas su, les résultats de la nuit de l'info.”
5. “Suis-je bien au département d'informatique?”
6. “Il y a eu des photos pendant le week-end d'intégration…Où sont-elles?”
7. “C'est pour quand le devoir à rendre en ACSI?”
8. “Je suis venu pour la journée sur les nouvelles IHMs, mais dans quelle salle a lieu la conférence?”
9. “Je ne parviens pas à lire les informations sur les écrans… Vous pourriez me les lire?”
10. “Il paraît qu'il y a un repas de Noël au RU mercredi. Ah bon?”
11. “Je suis venu pour rien. Le prof est absent. Il paraît que certains le savaient déjà hier!”
12. “Tu as vu, aux infos…..”

Nous aimerions en fonction des lieux dans nos établissements universitaires faciliter la diffusion des informations. Nous envisageons de favoriser cette diffusion en déployant : de grands écrans dans les grands centres (halls d'entrée, restaurants Universitaires), des écrans moyens dans les lieux de passage ou critiques (par étage), des bornes interactives aux entrées, des systèmes sonores dans des points précis (annonces générales, alarmes, ou déclenchés par l'utilisateur en cas de difficultés de lecture), et en donnant la possibilité aux personnes équipées de smart-phones de recevoir des informations personnelles par un système d'abonnement.

Ce système de diffusion pourra être utilisé au quotidien ou lors de grands événements (inscriptions, journées portes ouvertes, conférences, Sciences en fête, …).

En fonction des personnes ciblées (visiteurs et étudiants dans les halls), des journées (période d'examen, d'inscription, conférences, proches des fêtes), des types de supports (personnels ou publiques), nous aimerions que les modalités de diffusion puissent être adaptées.

Nos objectifs sont multiples : promouvoir notre image vis-à-vis des visiteurs, améliorer la diffusion de l'information entre les personnes de l'université (étudiants, enseignants, visiteurs, chercheurs), donner l'accès à tous à certaines informations, … Dans certains campus sont également présents des industriels (pépinières d'entreprise, maître des stages, …). Promouvoir la diffusion des informations c'est assurer une meilleure synergie entre tous les acteurs du savoir.

Vous vous focaliserez uniquement sur la construction du système de diffusion.